档案工作制度

档案工作制度

为了加强机关档案工作，逐步实现档案的科学管理，更好地为机关工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《湖南省档案管理条例》，结合本机关的实际情况，制定本制度。

一、县人大常委会机关建立档案室，由办公室安排一名干部任专职或兼职档案员。其具体任务是：负责本机关文书档案的收集、整理、保管和提供利用；承担办公室的文书立卷任务；指导和督促各工作委员会搞好文件、材料的立卷归档工作；定期把具有永久和长期保存价值的档案向县档案馆移交。

二、文件、材料的归档范围：

（一）需要贯彻执行的法律、法规、条例等政策性、指导性文件及上级机关重要会议文件资料；

（二）上级机关对本机关的行文及与本机关直接有关的文件、资料；

（三）上级领导同志视察、检查本机关工作时的重要讲话、音像等材料；

（四）县人大常委会党组会议、常委会会议、主任会议及常委会召开的各种工作会议记录、材料；

（五）以县人大常委会党组、常委会、办公室名义制发的各种文件；

（六）本机关编印的书籍、信息和简报；

（七）县人大常委会组成人员和省、市、县人大代表的视察材料、调查报告；

（八）党组织生活会议记录，机关党支部大会的重要决议，党团组织介绍信存根；

（九）县人大常委会及办公室关于干部职工录用、转正、定级、调资、职务任免、调动、奖惩、退休、评残、死亡等文件材料；机关机构设置、人员编制、党员干部职工花名册、行政关系、介绍信存根等文件资料；

（十）本机关制定的规章制度，与有关单位签定的各种合同、协议书以及基本建设设计施工图纸资料；

（十一）本机关的各种统计报表、财务报表、凭证、帐簿等文件资料；

（十二）本机关财产、物资等交接凭证、清册；

（十三）乡镇人大的重要请示、报告等。

三、归档材料一般按文件材料形成的时间、文件顺序号、历史联系和便于保存、检索利用的原则，有规律地整理。根据文件的不同价值，分永久、长期、短期三种不同保管期限，分类立卷。本机关形成的文件材料，一般应编制一式两套卷宗，一套交县档案馆保存，一套存机关档案室。上年度的文书立卷、归档工作，应于次年的三月底前完成。会计档案在会计年度终结后，按会计核算专业材料的立卷方法，立卷归档。

四、机关各工作委员会，应按上述规定建立本委档案，每隔一年向档案室移交，由档案室统一保管。任何人不得将档案材料据为己有或拒绝归档。

五、档案工作人员要积极主动地做好档案的提供利用工作，提高档案利用率，充分发挥档案的作用，为县人大常委会行使职权服务。

六、健全档案登记、统计和查阅制度。对档案的收进和移出、案卷数量、档案利用等情况，应及时准确地进行登记和统计。各工作委员会和办公室各组查阅一般档案或本委移交档案室的档案，需办理登记、借阅手续；查阅常委会党组会议、主任会议记录，需分别经党组负责人和办公室主任批准。外单位需查阅档案，必须持有单位介绍信，并需经分管办公室工作的常委会领导或办公室主任批准。

七、要定期对越过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在常委会分管领导的指导下，由办公室负责人和档案人员组成鉴定小组，采取直接鉴定的方法，逐份审查，确定保存或销毁。对失去保存价值的档案，要登记造册，经常委会分管领导批准后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。

八、档案工作人员调动工作时，必须在离职前将所保管的档案移交清楚，办理好交接手续。